Pour rappel, ce projet part d'une suggestion de Franco fin mai pour aboutir à une proposition qui a été longuement discutée principalement avec Bernard puis avec les membres du bureau lors des réunions de juin, juillet et août. Avant de l'étendre aux autres réseaux, le bureau avait décidé que les CP serait le premier réseau à servir de test.
L'aspect "usine à gaz" est lié à plusieurs facteurs, notamment:
- l'impossibilité financière d'avoir recours à des professionnels de la gestion de fonds documentaires,
- la nécessaire protection du site hébergeant le fond documentaire et sa pérennité,
- la protection contre le pillage du fond et donc la duplication des documents: les documents en format natif sur le site FTP et les documents en résolution très réduite sur le forum, via les planches contact,
- l'utilisation d'un site FTP* dont l'interface et la gestion ne sont pas simples,
- l'accès nécessairement très limité à ce site FTP (puisqu'il héberge aussi la compta et autres fichiers du bureau du GEMME),
- La nécessité d'avoir une interface (les référents) entre le site et les membres.
Chaque équipe de référents (au minimum un binôme par réseau) était l'élément clé dans ce projet. Son rôle était;
. D'assurer l'interface avec les membres qui leur confient leurs documents,
. Devant avoir une bonne connaissance du réseau (ou matériel) dont il a "la charge", elle devait être capable d'identifier le ou les éléments contenus dans les documents fournis par les membres, si ces derniers ne les documentent pas. A partir de cette identification, le référent devait mémoriser les documents avec les mots-clés. S'il y avait des difficultés à identifier des documents, rien n'empêchait le référent de poster sur le forum une planche contact avec ces documents pour demander de l'aide.
Pour l'avoir fait sur les documents que j'avais sur les CP (près de 2000), c'est une longue et fastidieuse activité, mais cela m'a permis d'en savoir plus sur les CP et aussi de mieux classer mes documents. La charge demandée à l'équipe de référents est donc importante.
La notion de mots-clés ou de fichier Excel pour référencer les documents a aussi été abordée lors des réunions du bureau. Il existe des difficultés dans les deux approches et il a été décidé dans un premier temps de référencer les documents avec des mots clés. Si plusieurs éléments significatifs étaient présents sur un document, le référent devait dupliquer ce document dans le ou les sous répertoires des autres éléments.
Note*: J'avais proposé d'autres types d'hébergement dont notamment Google Drive (j'avais dupliqué le fond documentaire CP du site FTP sur Google Drive pour faire des essais. Il permet un accès sécurisé et simple, est sécurisé, offre une interface type explorer. On peut estimer que sa fiabilité est forte. Son coût annuel est très raisonnable) mais cela semble poser des problèmes "philosophiques".
